1 项目背景
2021 年6 月 9 日, 中办国办印发的《“十四五 ”全国档案事业发展 规划》中,对档案资源建设、档案信息化建设提出了新目标，明确“各 级国家档案馆（室）全面建成档案信息管理系统，大力推进数字档案 馆（室）建设…… ,加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字 档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。”建设数字档案室，有利于提高档案室工作效率和现代化水平，有利于 确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力和 实现档案信息资源的社会共享。建设数字档案室，有利于促进国家信 息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服 务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民 群众对现代信息服务的现实需求。
在以前的信息化建设中，由于缺少顶层设计意识，没有战略规划、没有规范标准，没有明确档案信息化的根本目标、蓝图以及方法，导致我们的信息化建设缺乏整体性，考虑不全面，系统建设在业务需求、架构、功能、安全等方面都存在缺陷，容易带来各自为政、“信息孤岛 ”、系统寿命短、使用不便、难以维护等多种问题。
随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，各单位部门信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。
2 项目现状
目前单位各种载体档案信息大量产生，目前使用的档案管理系统已经不适应当前档案工作信息化的需要或者部分单位还靠手工管理档案，其安全性和伸缩性非常有限，已不堪重负，接近瘫痪状态；在进行数据大批量导入和修改时经常出现速度缓慢和死机、数据丢失现象，对档案数据安全产生安全威胁，给日常的查询和利用工作也带来极大的不便。若不及时有效地对其进行改造，就极有可能出现数据库崩溃、数据丢失的现象，给国家和社会造成无法弥补的损失。
3 建设目标
通过本项目建设，充分响应国家关于国产化替代和十四五档案规划的号召，全面融合国内自主可控的信息化技术，依托用户现有环境网络资源有效地整合和保存在工作中形成的有保存价值的实体及电子档案，将档案信息化建设纳入单位信息化发展总体规划，切实推进单位档案管理工作开展并支撑档案收管存用四方面工作，实现业务系统与档案系统互联互通，促进档案资源共享共用，极大的提高档案管理及利用效率。
4 项目建设方案
4.1 建设内容
现有档案管理系统基于辅助纸质档案及其数字化副本管理的需求开发设计，管理对象为目录数据、数字化图像等，功能相对简单。数字档案室的应用系统要求与办公自动化系统相衔接，能够实现电子文件归档与有效管理，并在开发和利用上有着更高的需求。依托现有信息化基础设施建设一套符合《电子档案管理系统通用功能要求》 (GB/T 39784-2021)的档案管理系统是当前工作的重点。
4.2 建设依据
4.2.1 国家标准
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）
《电子文件存储与交换格式 版式文档》（GB/T 33190—2016） 《电子文件管理系统建设指南》 （ GB/T 31914-2015 ）
《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）
《信息与文献——文件管理第 1 部分：通则》（GB/T 26162.1— 2010）
《信息与文献——文件管理——文件元数据 第 1 部分：原则》 （GB/T 26163.1—2010）
《文献管理 长期保存的电子文档文件格式 第 1 部分：PDF1.4 （PDFA-1）的使用》（GB/T 23286.1-2009）
《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008）
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008） 《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）
4.2.2 行业标准
《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）
《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）
《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）
《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017）
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）
《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）
《 档 案 关 系 型 数 据 库 转 换 为 XML 文 件 的 技 术 规 范 》 （DA/T57-2014）
《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）
《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）
《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）
《基于 XML 的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）
4.2.3 规范性文件
《数字档案室建设指南》（档发﹝2014）4 号）
《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）
《数字档案室建设评价办法》（档办发〔2016〕3 号）
《党政机关公文处理工作条例》（中办发［2012］14 号）
4.3 技术路线
1.建立基于 J2EE 平台的标准化、可扩展、两级协同的数据集中数字档案管理系统；遵循 Java EE 框架标准，可移植性强，支持多种国产安全可靠操作系统；
①可移植性
跨操作系统、跨数据库、跨应用服务器；开发人员可以开发运行在支持 J2EE 平台的任何系统之上的产品。不需要额外的付出，其产品就可以运行在多种系统平台上。
②可扩展性
应用软件的可扩展性、应用系统的可扩展性、物理系统的可扩展性；可移植性组件技术使 IT 应用独立于供应商，使 IT 机构不再依赖某一个供应商。
③安全服务
权限认证、安全日志、数据加密；采用 J2EE 平台可以保护政府的投资，因为它是一个工业标准，而不是某个供应商特有的结构；这个分布式计算的标准开发平台保证了所有开发的应用系统都是建立在成熟的平台之上。
④可重用性
J2EE 的组件技术使系统的可重用性大为提高。
⑤运行效率
高并发下的高效率、大数据量下的高效率、批量数据处理的高效率。
2.所有档案用户界面都是基于 WEB 的，包括用户交换界面、搜索界面、管理界面等，用户通过浏览器访问数字档案管理系统；
3.支持国产安全可靠基础软硬件平台。结合档案管理系统基于安全可靠基础软硬件环境的适配迁移经验，支持依托国产 CPU、服务器、客户机、操作系统、数据库、中间件、版式文件处理和阅读软件、电子签章等基础软硬件，完成档案管理系统部署。
4.4 建设思路
依托于已有的网络、计算、存储与安全保障等基础设施，建设数字档案管理系统实现档案管理和服务的统一部署与应用、统一分发与监控。
4.4.1 统一规划建设
在开展数字档案管理建设工作过程中，按照统一领导、多方联动、分工协作、合力推动的工作思路，确立了统一规划、统一部署、统一建设、统一管理的工作方法，实现办公自动化系统与数字档案管理系统的对接，实现归档流程的规范化。系统完成从档案整理人员进行电子文件收集、整理到档案审核人员对归档目录和文件进行审核，再到档案管理人员进行最终检查和接收登记的归档流程，并通过系统实现了归档各环节电子文件和元数据的规范性检查与自动化接收登记等功能。
4.4.2 统一标准管理
加强组织协调和业务指导，规范方案信息化建设行为，制定应用系统业务流程、基本功能、数据格式和编码信息标准，坚持“统一规范、统一代码、统一接口 ”，在强化管理的基础上，推进档案信息化建设有序进行。
4.4.3 资源共享整合
以现有网、业务系统和信息资源为基础，加强整合，实现互联互通、资源共享。在系统设计时，充分考虑应用现有设备，保护已有的系统建设投资，把已有系统与数据进行合理、有效整合，充分利用和保护现有的资源。
4.5 系统架构图
平台总体构架可分为五大层次和三大保障体系，具体描述如下：
4.5.1 五大层次
1）基础设施层
基础设施层是整个系统的支撑平台，包括网络、主机、储存、备份设备、系统软件等信息系统运行的物理场所以及信息资源建设的工作环境，是任何一个信息系统正常运行所必需的基础设施。
2）资源层
数据资源层即各种类型的档案信息资源库，是整个系统的核心。档案信息资源库包括目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、系统维护数据库等。
3）支撑层
包括版式转换软件、OCR 文字识别、全文检索引擎等基础管理及工具平台为应用系统提供支撑。平台层为应用系统的建设提供强有力的平台支撑，架构在平台上的应用系统一方面可以大大缩短开发周期，降低系统建设风险，另一方面可以大大提升系统的性能和稳定性。
4）应用层
系统提供用户应用及业务应用。
用户应用：档案首页、信息发布、个人事务、流程管理；
业务应用：文件收集、档案接收、档案管理、档案利用、档案统计、应用管理、库房管理、档案编研、档案鉴定、档案销毁、四性检测等。
5）用户层
系统终端用户，本项目将面向单位领导、档案管理人员、档案使用人员等，在权限允许的前提下实现相关的数据访问和应用操作功能。
4.5.2 三大保障体系
1）标准规范体系
标准规范体系是信息系统建设的指导方针，也是数据交换和共享的基础。本项目将遵循国家档案局以及地方标准制定、档案局各项业
务标准和管理规范。
2）安全保障体系
完善的安全保障系统是系统成功实现的保障，安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。
3）实施保障体系
系统建设的同时，应从人才、资金、标准化体系和项目管理等方面保证项目的顺利实施。
4.6 系统业务流程
4.7 应用系统功能建设
系统首页右侧展示区显示待办移交信息、待办借阅信息、通知公告、规章制度等列表信息。
系统首页左侧菜单栏区是各功能的统一入口，包括档案收集、档案利用、档案统计、库房管理、个人事务、信息发布以及其他门类档案入口等。
系统提供与办公门户集成的接口，实现单点登录。
4.7.1 个人事务
4.7.1.1 待办事务
在待办事务中，可查看到需要审核的移交档案和需要审核的借阅档案，以及需要审核的鉴定审批，可以通过标题、待办类型、当前环节等查询条件中的一个或多个进行查询。其中，标题可以进行模糊查询。查询条件及结果如下图所示：
在待办事务中，双击类型为移交的档案，进入到移交审核页面，可查看到移交档案的内容，可以对单条移交的档案进行审核。结果如下图所示：
在待办事务中，双击类型为借阅的档案，进入到借阅审核页面，可查看到借阅档案的内容，可以借阅的档案进行审核。结果如下图所示：
篇幅太长：可点击下载《档案管理系统解决方案》